• Conception tableau de bord

     

                               Les étapes de conception d’un tableau de bord<o:p></o:p> 
      
     
      
    Avant de vous plonger dans le vif du sujet, nous vous invitons à prendre connaissance de cet outil d’aide à la gestion : Le tableau de bord, ensemble d’indicateurs <o:p></o:p>
      
    Nous pouvons résumer qu’un tableau de bord est un outil essentiel de management opérationnel, fonctionnel et stratégique. Il se compose d’indicateurs pertinents et se limite aux responsabilités de son utilisateur. C’est enfin un outil de comparaison entre situations à des dates différentes.<o:p></o:p> 
      
    Sa mise en place passe par les étapes suivantes :<o:p></o:p> <o:p></o:p>
      
    1. Identification et délimitation du champ de responsabilités (cerner le contexte)<o:p></o:p> 
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    • Faire un entretien avec le futur utilisateur du tableau de bord<o:p></o:p>
    • Circonscrire convenablement l’ensemble des activités dont il est le responsable<o:p></o:p>
    • Se renseigner sur les objectifs qui lui sont assignés (Optimiser le transport ? Accélérer la satisfaction des commandes ? …)<o:p></o:p>
    • Sélectionner et trier un ensemble d’indicateurs pertinents<o:p></o:p>
    • Préciser la forme de présentation de chaque indicateur<o:p></o:p>
    • Définir la périodicité de mise à jour de chaque indicateur<o:p></o:p>
    • Formaliser le processus de mise à jour (sources de donnée, méthode de traitement)<o:p></o:p><o:p></o:p>
      
    2. implication des équipes dans la mise en œuvre (faire accepter les nouvelles pratiques)
    <o:p></o:p> 
     
    • Identifier toutes les personnes interpellées par le tableau de bord<o:p></o:p>
    • Rassurer tout le monde qu’il ne s’agit pas d’un outil de contrôle, mais d’amélioration<o:p></o:p>
    • Expliquer la qualité et la nature des données qui seront recueillies au niveau de chacun<o:p></o:p>
    • Si nécessaire, concevoir des formulaires de collecte de données<o:p></o:p>
    • Expliquer de quelle façon remplir ces formulaires<o:p></o:p>
    • Evaluer les effort supplémentaires requis pour ces nouvelles responsabilités (temps, travail supplémentaire, coûts)<o:p></o:p><o:p></o:p>
      
    3. Formalisation des processus de traitement de l’information (affiner vos choix)
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    • Faire une critique des deux précédentes étapes<o:p></o:p>
    • Ressortir les objectifs mesurables<o:p></o:p>
    • Associer à chaque objectif un indicateur pertinent<o:p></o:p>
    • Faire une sélection définitive des sources de données<o:p></o:p>
    • Formaliser les circuits hiérarchisés d’alimentation du tableau de bord (qui va traiter les données, comment va-t-il les présenter ? a qui sont-elles destinées ? qui prendra ensuite le relais ?…)<o:p></o:p>
    • Discuter de la faisabilité avec l’utilisateur du tableau de bord.<o:p></o:p><o:p></o:p>
      
    4. Mise en place et essai du tableau de bord (valider le résultat)
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    • Avec l’utilisateur de tableau de bord, définir une période d’essaie (2 à 3 semaines)<o:p></o:p>
    • Faire plusieurs essais de mise à jour des indicateurs (collecte des donnée, traitement, présentation)<o:p></o:p>
    • Simuler différents scénarii, allant d’un disfonctionnement à la réalisation d’une performance
    • Pour chaque indicateur, suivre les étapes classiques suivante :
    •    Analyse : Que nous dit l’indicateur ? Que lisons-nous ? Que comprenons-nous ?<o:p></o:p> 
    •    Interprétation : Qu’elles peuvent êtres les conséquences ? Qu’elle est leur niveau de gravité ? quels sont les risques possibles ?<o:p></o:p> 
    •    Réaction : Qu’elles sont les actions correctives ou d’amélioration à entreprendre ? Sur quels points ou quels éléments ? De combien de temps dispose t-on pour le faire ? qui doit-on saisir ?<o:p></o:p>
    • Lorsque le résultat de son exploitation est satisfaisant, valider le tableau de bord. <o:p></o:p><o:p></o:p>
    En fonction de l’organisation et de l’évolution de l’entreprise, les priorités et les objectifs changent. Il est donc bien entendu qu’un tableau de bord est un instrument évolutif. Il faut régulièrement se rassurer que les indicateurs en place correspondent toujours au contexte et restent en adéquation avec les nouveaux objectifs. Une réponse négative à cette observation implique forcément une révision du tableau de bord.
     
    OUTGDA Mektar
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