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                                        Méthodologie d’un inventaire physique<o:p></o:p> 
      
      
    L'inventaire physique des stocks répond à la fois à un besoin stratégique et légal pour l’entreprise. A des périodes bien planifiées, et obligatoirement à la clôture d’un exercice, chaque entreprise est tenue d’effectuer un inventaire de ses stocks. Le but étant de s’assurer que ces derniers reflètent les quantités et les valeurs fournies par le logiciel de gestion.<o:p></o:p> 
      
    Afin d’éviter la charge de travail que provoque un inventaire annuel, le choix est très souvent porté sur un système d’inventaire tournant qui lui, permet une vérification des stocks par lots ou par tranche, avec une périodicité moins longue.<o:p></o:p> 
      
    Le décompte des quantités en stock porte sur l’ensemble des éléments constitutifs du stock faisant partie du patrimoine de l'entreprise quels que soient leur nature ou leur état dans la chaîne de fabrication :<o:p></o:p>
    • Les stocks de production (matières premières, en-cours de fabrication, produits semi-ouvrés, produits finis) ;<o:p></o:p>
    • Les stocks hors production (pièces de rechange, consommables autres, emballages …);<o:p></o:p>
    • Les stocks externes placés chez les partenaires.<o:p></o:p>
      
    Pour des besoins spécifiques d’analyse, la loi de Pareto (20/80) et la méthode ABC incitent souvent à une exécution partielle des inventaires sur une catégorie bien précise de stock. Cependant, d’un point de vue légal, l’exécution d’un inventaire doit inclure tous les éléments du stock, même ceux qui sont considérés comme  non significatifs de par leur valeur minime, projetée par les indicateurs de gestion des stocks.<o:p></o:p> 
      
      
    A- Préparation des l’inventaires<o:p></o:p> 
      
    La préparation d’un inventaire tournant ou annuel doit être fait sur la base d’une procédure écrite. La procédure d'inventaire a pour but de recenser toutes les difficultés susceptibles d'être rencontrées pendant l’exécution de l’inventaire et de prévoir pour chacune d’elles des solutions immédiates et appropriées. Cette procédure doit entre autre expliquer :<o:p></o:p> 
     
    • Buts de l’inventaire (régularisation totale des stocks, inventaire partiel pour optimisation des coûts, contrôle de routine…) ;<o:p></o:p>
    • Le programme d’exécution de l’inventaire (date, horaires, périodicité). Pour un inventaire tournant par exemple il faut définir la régularité des comptages (articles de classe A : 1 fois par trimestre,  articles de classe B : 2 fois par an, articles de classe C : uniquement en fin d’exercice …) ;<o:p></o:p>
    • Le plan du site de stockage avec un découpage dont chaque zone correspond à un nombre de référence précis. C'est-à-dire calibré pour une équipe de comptage et pour un délai fixé ;<o:p></o:p>
    • Le nombre de personnes par équipe de comptage (il convient de mettre en place un nombre de personnes suffisant pour réaliser l'inventaire dans les délais impartis pour une zone) ;<o:p></o:p>
    • Le nombre de zones par équipe de comptage;<o:p></o:p>
    • Le formulaire utilisé pour le relevé des quantités. Le stock théorique ne doit en aucun cas figurer sur ce document. Ce document doit présenter les articles par emplacement. En effet, les inventaires par emplacement plus simple à mettre en oeuvre sont généralement préférés à d’autres procédés. Ils facilitent aussi la responsabilisation des acteurs par zone ;<o:p></o:p>
    • Les règles de gestion des écarts ;<o:p></o:p>
    • Les règles de validation et de saisie des données<o:p></o:p>
      
    L'organisation des inventaires varie d’une entreprise à l’autre et reste influencée par la taille mais aussi de la nature des stocks à inventorier.  Toutefois, les règles suivantes doivent être examinées afin d’assurer la fiabilité des relevés de comptage :<o:p></o:p> 
     
    • Avoir des lieux de stockage clean. Ce qui demande une préparation avant le passage des équipes de comptage. Il faut au préalable s’assurer que les articles sont bien rangés et facilement identifiables par des étiquettes ou un marquage lisible et compris.  En faisant précéder les inventaires par une campagne 5S, on limite la tâche aux seuls articles essentiels. En présence d’un entrepôt mixte, il faut bien sûr prévoir la séparation des stocks faisant partie du patrimoine de l’entreprise et les stocks appartenant à des tiers.<o:p></o:p>
     
    • Faire une mise en forme appropriée du formulaire de comptage. Pour le cas particulier d’un inventaire par emplacement, il est toujours préférable, même si ce dernier est partiel (Classe A, B ou C), de faire figurer sur la feuille de relevé tous les articles d’un emplacement donné. Ceci permettra de gérer à la fois les écarts de référence et les écarts de quantité, sans qu’il y ait besoin de prendre des notes sur un second document. Si le stock est tenu de façon informatisée, il est recommandé d’établir des listes par emplacement et sur lesquels sont déjà indiquées les références des articles en stock et les unités de comptage (car les erreurs découlant d'une imprécision à ce niveau peuvent être très significatives). Il faut absolument omettre de cette liste les quantités théoriques.<o:p></o:p>
     
     
    • Former les équipes. Pour des raisons de fiabilité, l'inventaire ne doit pas être réalisé par les seules personnes ayant la charge du magasinage. il est utile de faire participer des collaborateurs d'autres services, notamment, les comptables, les acheteurs, les vendeurs et les techniciens de maintenance pour la connaissance qu’ils ont des articles. 
      La procédure d’inventaire doit d'être communiquée et expliquée aux équipes, avec un accent particulier porté sur la prise de note lors du comptage. Il faut préciser tous les éléments à rapporter, notamment, ceux liés aux caractéristiques des articles (couleur, unité stockée, poids, volume, emplacement, état physique …).
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    B- Exécution des inventaires et gestion des écarts<o:p></o:p> 
      
      
    Durant toute la période couvrant le déroulement de l’inventaire, les exigences suivantes sont à suivre :<o:p></o:p>
    • Suspension de toute activité de production durant l’inventaire des en-cours et des stocks de produits semi ouvrés ;<o:p></o:p>
    • Arrêt de toutes les expéditions ou réceptions dans les magasins de produits finis et de matières premières;<o:p></o:p>
    • Marquage  des références comptées ou des emplacements visités. Cette action a pour but d’éviter un double comptage des articles, et de faciliter l’identification de ceux qui n’auraient pas été pris en compte durant l’opération d’inventaire ;<o:p></o:p>
    • Numérotation des fiches ou liste de comptage. Les feuilles de comptage ainsi numérotées sont imprimées à l’unité (pas de photocopies) ;<o:p></o:p>
    • Répartition claire des listes par équipe. Il faut surtout éviter que des personnes d’une même équipe ne se retrouve en train de compter deux fois les mêmes pièces. D’autre part, il est important de pouvoir identifier la personne qui a remplie une liste donnée;<o:p></o:p>
    • Recomptage des références ayant présenté des écarts significatifs avant validation des quantités comptées.<o:p></o:p>
      
    Dans un processus d’amélioration de la gestion des stocks, il convient de rechercher les raisons des écarts constatés, et de proposer des solutions adaptées pour éviter un renouvellement de la situation.
     
    OUTGDA Mektar

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