Les opérations de trésorerie et le rapprochement bancaire

 1.       FONCTIONNEMENT DES COMPTES FINANCIERS

Le PCG a prévu de comptabiliser les mouvements financiers dans des comptes de la classe 5 intitulée « Comptes financiers ».

Les comptes de la classe 5 enregistrent :

–   les mouvements de valeurs en espèces, chèques, coupons ;<o:p></o:p>

–   les opérations faites en liaison avec les intermédiaires financiers ;<o:p></o:p>

–   les valeurs mobilières de placement.<o:p></o:p>

Le choix des instruments  de paiement  est laissé à l’appréciation  des entreprises.  Toutefois, depuis la loi du 2 août 2005 en faveur des PME, lorsque le montant d’une opération excède 1 100,00€, le paiement ne peut être effectué en espèces. Toute entreprise doit donc obligatoirement  ouvrir un compte dans un établissement bancaire « classique » ou une banque postale Les principaux comptes étudiés dans ce fascicule seront :<o:p></o:p>

–   compte 512-1 « Banque - compte en monnaie nationale » ;<o:p></o:p>

–   compte 514 « CCP » ;<o:p></o:p>

–   compte 53 « Caisse ».<o:p></o:p>

Les comptes de disponibilités sont toujours débités des encaissements et crédités des décaissements.

1.1.      Le compte 53 « Caisse »

Les mouvements d’espèces réalisés en monnaie divisionnaire (pièces) ou fiduciaire (billets) sont comptabilisés dans le compte 53 « Caisse ». Ce compte est débité des encaissements d’espèces (billets et pièces entrants) et crédité des décaissements d’espèces (billets et pièces sortants).

Le compte « caisse » ne peut pas avoir un solde créditeur (une caisse ne peut être négative, sauf si elle contient des billets de – 5€).<o:p></o:p>

Le « pointage » de la caisse doit être réalisé quotidiennement.  Ce contrôle doit permettre de vérifier que le montant détenu en caisse (liquidités) est le même que le solde du compte « Caisse » ouvert dans les livres de l’entreprise.  Lorsque des différences apparaissent,  il faut procéder à des écritures de régularisation.

1.1.1.      EN CAS DE DÉFICIT DE CAISSE

Le solde dans les livres  comptables de l’entreprise est supérieur aux liquidités existantes en caisse. Il manque de l’argent en caisse, donc l’entreprise doit constater une perte exceptionnelle.<o:p></o:p>

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        1.1.2.      EN CAS D’EXCÉDENT DE CAISSE

Le solde comptable est inférieur aux espèces détenues en caisse. Il y a trop d’argent dans la caisse, par conséquent l’entreprise doit enregistrer un gain exceptionnel.<o:p></o:p>

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1.2.      Les comptes : 512-1 « Banque – compte en monnaie nationale » et 514 « CCP »<o:p></o:p>

1.2.1.      L’ÉMISSION ET LA RÉCEP TION DE CHÈQUES<o:p></o:p>

La signature du chèque est l’acte qui garantit la provision du compte au jour de son émission. Pour cette raison, dès l’émission du chèque, l’opération doit être comptabilisée  au crédit du compte<o:p></o:p>

512 ou 514. <o:p></o:p>

De même, la réception d’un chèque doit être comptabilisée au débit du compte banque et CCP. Afin d’avoir un suivi plus précis des opérations financières, il est préconisé, le cas échéant,<o:p></o:p>

d’avoir recours à un compte intermédiaire : le compte 5112 « Chèques à encaisser ». Ce compte sera débité à la place du compte 512 à la remise à l’encaissement du chèque. Ensuite, il sera crédité (donc soldé) en contrepartie du débit du compte 512 lorsque la banque aura validé l’opération et aura envoyé l’avis de crédit.<o:p></o:p>

1.2.2.      L’INCIDENCE COMPTABLE DES AUTRES MOYENS DE PAIEMENT

1.2.2.1.   L’ordre de virement

Deux entreprises  peuvent opérer entre elles des règlements  au moyen d’ordres  de virement adressés à leur banquier.

L’entreprise  utilise  les mêmes  comptes  financiers que pour les chèques,  ces comptes  sont débités lors de la passation de l’ordre de virement et crédités à réception de l’avis de crédit.

1.2.2.2.   L’avis de prélèvement

L’avis de prélèvement ne peut être utilisé qu’à la suite de la conclusion d’un accord entre le créancier, le débiteur et le banquier. Chez le créancier comme chez le débiteur, les opérations sont enregistrées dans la comptabilité le jour de la réception du relevé de compte mentionnant le prélèvement.

1.2.2.3.   Le TIP (titre interbancaire de paiement)

La comptabilisation des TIP suit les mêmes règles que celle des chèques émis.

1.2.2.4.   La carte bancaire

Afin  d’affiner  le  suivi  des  encaissements  réalisé  par  le  biais  de  cartes  bancaires,  il  est souhaitable d’utiliser un compte intermédiaire : débit 5116 « CB à encaisser » (non mentionné dans le plan comptable). La régularisation de ce compte (solde du compte) se fera lors de la réception de l’avis de la banque indiquant que les fonds ont été effectivement encaissés.<o:p></o:p>

Lors   du   paiement   réalisé   avec   la   carte   bancaire,   la   comptabilisation   peut   être   faite immédiatement par le crédit du compte 512 ou 514. En cas de débit différé, la comptabilisation se fait, auparavant,  par l’utilisation  d’un compte  intermédiaire   5129 « CB en attente  de paiement » (non mentionné sur le plan comptable) qui est crédité. Lorsque la banque a procédé au paiement et que l’entreprise en a été informée par un avis de la banque, le compte 5129 est débité par le crédit du compte 512 ou 514

1.2.3.      LES OPÉRATIONS DE VIREMENT INTERNE<o:p></o:p>

Lorsque l’entreprise détient plusieurs comptes dans différents organismes financiers, elle utilise des subdivisions de compte 512 afin de permettre d’individualiser les opérations (ex : compte 512.1<o:p></o:p>

« Opérations réalisées avec le Crédit Lyonnais », compte 512.2 « Opérations réalisées avec la Société générale »…).

Toutefois, l’entreprise ne peut réaliser aucune compensation entre des comptes à solde débiteur (à l’actif du bilan dans l’actif circulant – Disponibilités) et ceux à solde créditeur (au passif du bilan dans les dettes – Emprunts et dettes auprès des établissements de crédits).<o:p></o:p>

Afin de prévenir des risques de découvert, l’entreprise peut effectuer des virements de fonds d’un compte à un autre. Ces opérations sont retracées au compte 58 « Virements internes ».

Ex. : Le 15/12/N, virement de 1 000,00€ du compte 512-3 « Crédit agricole » vers le compte 512-4 « BNP ». Le 18/12/N, réception du relevé mentionnant cette opération.

1.    Ordre de virement donné à la banque Crédit agricole

2.    Réception du relevé bancaire du Crédit agricole<o:p></o:p>

1.3.      L’état de rapprochement bancaire<o:p></o:p>

1.3.1.      PRINCIPE

L’entreprise  tient dans ses livres  de compte  des opérations  de trésorerie.  Parallèlement, ces mêmes opérations sont tenues dans la comptabilité des établissements financiers (centre de chèques postaux,  agences  bancaires).  Ces  deux  comptabilités  sont  identiques,  mais  fonctionnent  en  sens opposé ; il s’agit de comptabilités réciproques.<o:p></o:p>

Afin de vérifier que ces opérations sont correctement  passées, il est nécessaire de procéder régulièrement  à un contrôle des comptes de trésorerie ouverts dans les livres de l’entreprise en les comparant avec les comptes tenus par les organismes financiers. Ce rapprochement est généralement réalisé une fois par mois par l’entreprise lors de la réception du relevé de compte, c’est l’élaboration de l’état de rapprochement.

Les soldes seront, à une date T, identiques mais de sens opposé.

Des discordances  apparaissent entre les comptes tenus par l’entreprise et ceux gérés par les établissements financiers.<o:p></o:p>

Ces différences peuvent résulter du délai de transmission des informations entre :<o:p></o:p>

–   la banque et l’entreprise : lorsque la banque exécute des virements et/ou des prélèvements, l’entreprise n’est pas systématiquement avisée opération par opération, mais globalement lors de la réception du relevé mensuel de compte ;<o:p></o:p>

–   l’entreprise et la banque : lorsque l’entreprise adresse des chèques à l’encaissement et/ou a effectué des règlement par chèques, la banque a besoin d’un délai pour traiter ces chèques

Mais, il ne faut pas exclure  la possibilité  que ces discordances  puissent  émaner  également d’erreurs et d’omissions de part et d’autre.

L’élaboration  de l’état  de  rapprochement  (document  extracomptable)  permet d’expliquer  de façon chiffrée la différence entre le solde du compte « banque » et le solde du compte de l’entreprise à la banque.<o:p></o:p>

1.3.2.      ÉLABORATION DE L’ÉTAT DE RAPPROCHEMEN T

La construction d’un état de rapprochement se fait en plusieurs étapes :

1.     Il faut, au préalable, placer côte à côte une édition du compte 512 tenu par l’entreprise et le relevé bancaire adressé par le banquier sur la même période.<o:p></o:p>

2.     Ensuite, il convient de vérifier si les soldes de départ du rele vé bancaire et de l’édition du compte 512 sont égaux (mais en sens inverse – notion vue plus haut). En cas de différence, il faut IMPÉRATIVEMENT expliquer cette différence (et la faire apparaître sur votre copie si vous etes étudiant).

Cette différence de solde de départ s’explique par l’enregistrement  d’opérations dans le compte 512 au cours de la période précédente alors qu’elles sont comptabilisées en début de période suivante par la banque.<o:p></o:p>

Ex. :  l’émission  d’un  chèque  par  l’entreprise  donne  lieu  à  un  crédit  c/512  dans  sa comptabilité immédiatement alors que cette opération sera traduite sur le relevé bancaire à la date.

3.    Il convient de pointer les opérations identiques entre les 2 comptes :<o:p></o:p>

–   ce qui figure au débit du compte 512 de l’entreprise se retrouve au crédit du relevé bancaire ;<o:p></o:p>

–   ce qui figure au crédit du compte 512 de l’entreprise se retrouve au débit du relevé bancaire.<o:p></o:p>

4.     Ce pointage réalisé, les sommes restantes (qui figurent uniquement sur le relevé bancaire ou uniquement dans le compte 512 de l’entreprise) seront reprises dans un tableau : l’état de rapprochement bancaire.<o:p></o:p>

La présentation de l’état de rapprochement bancaire peut être la suivante :<o:p></o:p>

(1)         Soldes après rapprochement = soldes égaux mais inverses. Ils sont inscrits au bas de l’état de rapprochement du côté où ils permettent de réaliser l’équilibre du tableau.<o:p></o:p>

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1.3.3.      COMPTABILISATION DES ÉCRITURES DE RÉGULARISATION

Il convient d’enregistrer  les opérations figurant sur le relevé, mais non enregistrées  dans le compte  512 (opérations  dont  l’entreprise  a connaissance  au moment  de l’élaboration  de l’état de rapprochement).

Ex. : Après le pointage, les opérations suivantes ont été inscrites dans la partie gauche de l’état.<o:p></o:p>

–   Opérations figurant au relevé bancaire du 31/05, mais non comptabilisées au compte 512 :<o:p></o:p>

•      prélèvement EDF-GDF : 150,00€ (dont TVA 24,58€) ;<o:p></o:p>

•      virement du client : 850,00€ ;<o:p></o:p>

•      commission bancaire : 299,00€ (dont TVA 49,00€) ;<o:p></o:p>

–   Opérations figurant au compte 512, mais pas sur le relevé bancaire du 31/05 :<o:p></o:p>

•      chèques émis : 1 100,00€ ;<o:p></o:p>

•      remise de chèques à l’encaissement : 750,00€.<o:p></o:p>

Au 31 mai N, le solde du compte 512 dans l’entreprise est débiteur de 2 730,00€ et le solde du compte de l’entreprise à la banque est créditeur de 3 481,00€.<o:p></o:p>

1.    Élaboration de l’état de rapprochement<o:p></o:p>

2.    Enregistrement des écritures de régularisation au 31/05<o:p></o:p>

Encaissements :<o:p></o:p>

Décaissements :<o:p></o:p>

* Considérant que la facture EDF-GDF n’avait pas été enregistrée.<o:p></o:p>

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2.       LE DÉNOUEMENT FINANCIER DES OPÉRATIONS M ARCHANDES<o:p></o:p>

Les opérations marchandes peuvent être réalisées :<o:p></o:p>

–   au comptant (paiement immédiat de l’achat et de la vente) ;<o:p></o:p>

–   à crédit (paiement différé).<o:p></o:p>

2.1.      Les opérations au comptant<o:p></o:p>

Ces opérations sont réalisées sans avoir recours à l’utilisation des comptes de tiers (classe 4). Le compte de charge ou de produit a pour contrepartie directe un compte financier.<o:p></o:p>

Ex. : Le 14 janvier,  achat  de marchandises  réalisé  par chèque  bancaire  pour  1000,00€ HT (TVA : 19,6 %)<o:p></o:p>

Ex. : Le 19 janvier, vente en numéraire de produits finis pour 500,00€ HT (TVA : 19,6 %)<o:p></o:p>

2.2.      Le paiement différé  - le crédit sans garantie<o:p></o:p>

Les relations commerciales entre l’entreprise et son client (ou son fournisseur) entraînent un décalage entre l’opération marchande et le paiement effectif. Ainsi, les factures sont souvent payables à 30, 60 ou 90 jours selon les usages en vigueur dans la profession.<o:p></o:p>

L’enregistrement de ces opérations se fait par l’utilisation d’un compte de tiers (classe 4). Lors du paiement de la facture, le compte de tiers est soldé en contrepartie d’un compte financier.<o:p></o:p>

Ex. : Achat  de 2 000,00€  HT de marchandises  le 10 avril, paiement  à 60 jours. Paiement effectué par CCP à l’échéance (TVA : 19,6 %).<o:p></o:p>

Ex. : Vente de 5 000,00€ HT (TVA 19,6 %) de marchandises le 20 mai, règlement à 30 jours fin de mois. Règlement reçu par chèque bancaire.<o:p></o:p>

2.3.      Les effets de commerce – le crédit avec garantie<o:p></o:p>

Le droit commercial permet d’avoir recours aux effets de commerce pour le règlement des opérations à terme. Ils offrent à la fois l’avantage d’être un instrument de paiement et un instrument de crédit. Les effets de commerce peuvent se présenter sous 2 catégories :<o:p></o:p>

–   la lettre de change (ou traite), qui émane du créancier (le tireur) et enjoint le débiteur (le tiré) de payer une certaine somme à l’échéance auprès du bénéficiaire de la lettre de change, qui est le tireur lui-même ou un tiers. En général, le tireur présente la lettre de change à l’acceptation au tiré afin que ce dernier s’engage à payer l’effet à la date d’échéance. Toutefois, l’acceptation n’est pas obligatoire ;<o:p></o:p>

–   le billet à ordre, titre par lequel le débiteur s’engage à payer une somme déterminée, à une date donnée au bénéficiaire.<o:p></o:p>

Ainsi, les effets de commerce permettent de prévoir les modalités et la date de paiement mais égale ment,  le  cas  échéant,  de  se  procurer  des  liquidités  en  escomptant  sa  créance  auprès  d’un établissement de crédit avant l’échéance.

L’étude des schémas de comptabilisation sera effectuée avec des exemples et les enregistrements se feront dans la comptabilité du tireur (fournisseur), mais également du tiré (client).<o:p></o:p>

2.3.1.      L’ÉMISSION DES EFFETS DE COMMERCE<o:p></o:p>

La création d’effets de commerce constitue :<o:p></o:p>

–   un effet à recevoir, lorsque le fournisseur tire une lettre de change sur son client et qu’elle est acceptée par ce dernier (comptabilisation au compte 413 « Clients – effets à recevoir ») ;<o:p></o:p>

–   un effet à payer, lorsque le client souscrit un billet à ordre au profit de son fournisseur ou accepte une lettre de change tirée par son fournisseur (comptabilisation au compte 403  « Fournisseurs – effets à payer »).<o:p></o:p>

Ex. : Le 15 avril, l’entreprise  réalise une vente de marchandises,  à crédit, pour un montant de 598,00€ TTC. Le 20 avril, le fournisseur tire, à son ordre, une lettre de change sur son client, à échéance du 30 juin.<o:p></o:p>

Les écritures relatives à ces opérations sont les suivantes :<o:p></o:p>

1.   Chez le fournisseur - le tireur<o:p></o:p>

2.   Chez le client - le tiré<o:p></o:p>

NB :        Le compte 403 « Fournisseurs – effets à payer » concerne les fournisseurs de biens et services. En cas d’achat d’immobilisations, il convient d’utiliser le compte 405 « Fournisseurs d’immobilisations – effets à payer ».

2.3.2.      CIRCULATION ET RÈGLEM ENT DES EFFETS DE COMMERCE

2.3.2.1.   Remise à l’encaissement

Le bénéficiaire de la lettre de change ou du billet à ordre remet l’effet à l’encaissement auprès de sa banque quelques jours avant l’échéance. La banque se chargera d’encaisser cet effet et prélèvera, pour ce service, une commission d’encaissement, soumise à la TVA.

Les entreprises  peuvent  suivre  les effets  remis  à l’encaissement  au compte  5113 «Effets à l’encaissement ».

Ex. : Le 20 juin, le fournisseur  remet  une traite  d’un  montant  de 700,00€  à l’encaissement (échéance 30 juin). La banque  lui adresse le 5 juillet un avis de crédit. La commission  bancaire d’encaissement est d’une valeur de 20,00€ HT (TVA : 19,6 %).<o:p></o:p>

1.   Chez le fournisseur – le tireur<o:p></o:p>

2.   Chez le client – le tiré<o:p></o:p>

Aucune écriture de remise à l’encaissement n’est enregistrée chez le tiré.<o:p></o:p>

Le tiré doit enregistrer l’opération qui le libère de sa dette : le paiement de l’effet à l’échéance.<o:p></o:p>

2.3.2.2.   Remise à l’escompte (négociation de l’effet)<o:p></o:p>

L’escompte est un moyen de financer les besoins de trésorerie, moyennant le paiement d’agios. Les frais bancaires comprennent les charges d’intérêts, les commissions bancaires et la TVA sur les commissions bancaires :

1.   Les charges d’intérêts

Le montant de l’intérêt est calculé au prorata temporis sur le nominal de l’effet, de la date de remise à l’escompte exclue à la date d’échéance incluse, auquel est appliqué un taux d’intérêt annuel.<o:p></o:p>