La paie, les charges de personnel

Par mektar le 3 Octobre 2012 à 22:14

LES CHARGES DE PERSONNEL

Pour réaliser leur production, les entreprises disposent de différents moyens, certains matériels (les constructions, les machines), d’autres humains (le personnel de l’entreprise). Le personnel est lié à son employeur par un contrat de travail ou un contrat d’apprentissage ; il s’engage à effectuer une certaine activité au profit et sous la subordination d’un employeur en

contrepartie d’une rémunération en argent : le salaire.

Les frais de personnel supportés par l’entreprise sont constitués par le salaire brut qui comprend les charges patronales sur les salaires.

La composition des charges de personnel est donc la suivante :

– les sommes versées aux salariés en échange de leur travail : la rémunération nette ;

– les charges (salariales et patronales) versées par l ’entreprise aux organismes sociaux et basées sur la rémunération des salariés.

Au moment du versement de son salaire, un bulletin de paye est établi par l ’employeur et est remis à l ’employé. Ce bulletin comporte des notions relatives aux salaires et aux charges liées à celui -ci.

Cette article a pour objet de préciser ces notions ainsi que les écritures comptables qui en découlent.

1. LE SALAIRE

Il convient de faire une distinction entre le salaire brut et le salaire net.

1.1. Le salaire brut

Les éléments qui composent le salaire brut sont les suivants :

- le salaire de base ;

- les heures supplémentaires ;

- les primes (exceptées les remboursements de frais engagés par le salarié) ;

- les avantages en nature (logement, nourriture, véhicule, chauffage..) ;

- les congés payés ;

- le supplément familial.

D’un point de vue comptable, le salaire brut s’enregistre au débit du compte 641 « Rémunérations du personnel ». Les subdivisions de ce compte permettent de préciser le type de rémunération perçu comme suit :

- compte 6411 « Salaire de base du personnel ; appointements » ;

- compte 6412 « Congés payés » ;

- compte 6413 « Primes et gratifications » ;

- compte 6414 « Indemnités et avantages divers » (frais forfaitaires de déplacements, indemnités de licenciements) ;

- compte 6415 « Supplément familial ».

En résumé :

N° DE COMPTE
6411 Salaire de base 6411 Heures supplémentaires 6413 Primes Voir plus bas Avantages en nature 6412 Congés payés 6414 Indemnités et avantages divers 6415 Supplément familial	SALAIRE BRUT

donc D6411 C421 pour le montant total des salaires bruts du mois.

1.2. Le salaire net

Il constitue le montant qui est réellement dû au salarié. Il se calcule comme suit :

SALAIRE BRUT

– Cotisations sociales (salariales)

– Avances et acomptes versés ou oppositions

+ Remboursement des frais réellement engagés par le salarié

----------------------------------------------------------------------------------------

= SALAIRE NET À PAYER

1.3. Cas particuliers

1.3.1. CAS PARTICULIER DE LA RÉMUNÉRATION DES DIRIGEANTS DE SOCIÉTÉS

Il s’agit du PDG, du directeur général et des directeurs généraux délégués d’une société

anonyme, du président et du vice-président du conseil de surveillance d ’une SA à directoire, du (ou des) dirigeant(s) d’une société anonyme simplifiée, du gérant d’une SARL, d’une société de personne ou d’une société civile ; ils ont juridiquement la qualité de mandataire social.

À ce titre, ils ne peuvent se voir verser, par l’entreprise, un salaire. Mais ils peuvent, en plus de leur mandat social, être liés à l ’entreprise par un contrat de travail pour l ’exercice de fonctions techniques.

Les rémunérations versés dans ce cadre constituent des charges de personnel à inscrire au compte 641 « Rémunérations du personnel » (PCG, art. 446/64).

1.3.2. CAS PARTICULIER DE LA RÉMUNÉRATION DES ADMINISTRATEURS DE SOCIÉTÉS

Les administrateurs ne sont pas des salariés et ne peuvent donc pas toucher de rémunération permanente ou non.

Ils perçoivent donc des jetons de présence qui sont des sommes fixes annuelles imputées au débit du compte 653 « Jetons de présence ». Ces sommes ne sont pas soumises à cotisations sociales, sauf s’il s’agit des jetons de présence

versés au président du conseil d’administration.

1.3.3. CAS PARTICULIER DE LA RÉMUNÉRATION DU TRAVAIL DE L’EXPLOITANT

Il se rémunère sur les bénéfices dégagés par l’entreprise.

Sur le plan comptable, la rémunération de l’exploitant n’est donc pas une charge pour l’entreprise, mais un prélèvement de bénéfice sur les capitaux, comptabilisé au débit du compte 108 « Compte de l’exploitant ».

Toutefois, le PCG donne la possibilité d’utiliser un compte de charge, le compte 644 « Rémunération du travail de l ’exploitant ». Ceci permet de bien identifier ce type de charges dans la comptabilité de l ’exploitant lorsqu’aucune autre rémunération ne constitue la contrepartie du travail fourni. En fin d ’exercice, il conviendra de transférer la rémunération annuelle de l ’exploitant en produits exceptionnels, afin de neutraliser l’incidence de sa comptabilisation en charges sur le résultat de l’exercice.

Exemple: un chef d'entreprise prend 3 000 euros pour se rémunérer.

1. Prélevement de l'exploitant: D108 C512 pour 3 000

2.Enregistrement en rémunération: D644 C108 pour 3 000

3.Réintegration en fin d'exercice: Cette rémunération ne peut avoir un statut de charge d’un point de vue fiscal. En conséquence, elle devra faire l’objet, en fin d’exercice, d’une réintégration dans l’assiette du bénéfice imposable aux bénéfices industriels et commerciaux (BIC). Donc D108 C797(transfert de charges exeptionnelles) pour le total de la rémunération de l'exercice, ici 3000x12 soit 36 000

1.3.4. CAS SPÉCIFIQUE DU TRAITEMENT DES AVANTAGES EN NATURE

Les avantages en nature sont des prestations (biens ou services) fournies par l ’employeur au salarié, pour son usage privé, à titre gratuit ou moyennant une participation du salarié inférieure à leur valeur (nourriture, mise à disposition d ’un véhicule, prise en charge du loyer…). Ils constituent une partie de la rémunération. L’enregistrement de l ’avantage en nature sera réalisé grâce à une écriture complémentaire à celle de la constatation de la charge initiale.

Exemple:

Le 10/09/N, l ’entreprise prend en charge le loyer d’un salarié pour un montant de 500,00€.

Constatation du paiement du loyer effectué par chèque bancaire par l’entreprise : D6132 (location) C512 pour 500.

Les charges étant comptabilisées selon leur nature (loyer, entretien…) et non selon leur destination (personnel bénéficiaire), il n ’existe pas de compte spécifique regroupant l ’ensemble des avantages en nature. Ainsi, l ’entreprise a le choix entre 2 méthodes pour suivre les avantages en comptabilité :

1ère méthode : le dédoublement des comptes

Cette méthode est proposée par le Mémento Francis Lefebvre :

– le compte 6417 « Avantages en nature » est débité du montant des avantages en nature inclus dans le salaire brut ;

– le compte 6418 est utilisé de manière soustractive afin de déterminer le salaire à payer (en déduisant la somme consentie en avantage en nature au salarié).

Donc D6417 C6418 pour 500

2e méthode : le transfert de charges

Cette méthode est préconisée par le secrétariat du Conseil national de la comptabilité (CNC) :

Le compte 6417 « Avantages en nature » est débité du montant des avantages en nature inclus dans le salaire brut ; en contrepartie, le crédit peut se faire par :

– les comptes de charges correspondant à l ’avantage en nature (compte 613 « Loyer… »), qui ont déjà été normalement débités : D6417 C6132 pour 500

– le compte 708 « Produits des activités annexes » : l ’entreprise est propriétaire du logement (compte 7083 « Locations diverses » pour le logement...) : D6417 C7083 pour 500

– le compte 791 « Transferts de charges d’exploitation » : D6417 C791 pour 500

Une seule des trois méthodes est à suivre, je vous conseil la 1ère et la 2ème (si l'entreprise est proprietaire du bien) qui permettent un suivi détaillé.

2. LES CHARGES SOCIALES

Les employeurs doivent calculer le montant des cotisations sociales sur les rémunérations brutes des salariés. Ce calcul des cotisations sociales repose sur la notion de plafond de la sécurité sociale. En effet, les rémunérations qui dépassent ce plafond sont soumises à 2 catégories de taux de cotisation : les taux plafonnés qui s ’appliquent dans la limite du montant plafonné et les taux déplafonnés qui s’appliquent sur la totalité de la rémunération. Le montant du plafond mensuel est déterminé par décret et il est révisé tous les ans. A compter du 1er janvier 2012, le nouveau plafond de la Sécurité sociale s’élèvera ainsi à 3 031 euros par mois. Ces cotisations servent au financement du système de protection sociale et sont reversées par l’employeur (par le comptable) à différents organismes :

– l’Urssaf pour les cotisations de sécurité sociale (maladie, vieillesse…) ;

– les Assedic pour les cotisations d’assurance chômage ;

– les caisses de retraites pour les cotisations de retraite complémentaire obligatoire.

Les charges sociales sont à la fois supportées par le salarié (cotisations salariales) et par l’employeur (cotisations patronales).

2.1. Les cotisations salariales

L’entreprise prélève ces cotisations sur les salaires bruts et les reverse aux différents organismes sociaux.

COTISATIONS	BASE	PART SALARIALE	ÉCRITURE
CSG non déductible CSG déductible CRDS	98,25% salaires bruts* 98,25% salaires bruts* 98,25% salaires bruts*	2,40% 5,10% 0,50%	D421 C431 D421 C431 D421 C431
SÉCURITÉ SOCIALE
Maladie Vieillesse déplafonnée Vieillesse plafonnée	Salaire total Salaire total de 0 à 3 031€	0,75% 0,10% 6,65%	D421 C431 D421 C431 D421 C431
POLE EMPLOI
Ass. Chômage Tr A + Tr B	de 0 à 12 124€	2,40%	D421 C437-1
RETRAITE ET PRÉVOYANCE COMPLÉMENTAIRES
Retraite compl. non cadres ARRCO Tranche 1 ARRCO Tranche 2 Retraite compl. cadres ARRCO Tranche A Agirc Tranche B Apec Prévoyance complémentaire	de 0 à 3 031€ de 3 031 à 8 046€ de 0 à 3 031€ de 3 031 à 11 092€ de 3 031 à 11 092€ -	3,00% 8,00% 3,00% 7,70% 0,024% Selon contrat	D421 C437-2 D421 C437-2 D421 C437-3 D421 C437-3 D421 C437-3 D421 C437-8

*Les 1,75% restant des salaires non soumis à la CSG et CRDS representent l'abattement pour frais professionnels

Explications :

Comme ces cotisations ne représentent pas une charge pour l ’entreprise, elles ne transitent pas par un compte de charge.

La comptabilisation de ces prélèvements se fait par le biais des subdivisions du compte 43 « Sécurité sociale et autres organismes sociaux » comme le compte 431 « Sécurité sociale » et le compte 437 « Autres organismes sociaux ».

En effet, du point de vue comptable, les cotisations salariales sont comprises dans l ’écriture de liquidation du salaire brut, qui doit être diminué pour constater une dette envers l’organisme créancier : Urssaf, Assedic, caisses de retraite…

Attention ! Les frais forfaitaires de déplacement enregistrés en amont au compte 6414 n’ont pas caractère de salaire. De fait, ils ne sont pas soumis à cotisations.

2.2. Les cotisations patronales

Les cotisations patronales sont supportées directement par l ’entreprise et représentent donc une charge.

SÉCURITÉ SOCIALE	BASE	PART PATRONALE	ÉCRITURE
Maladie Vieillesse déplafonnée Vieillesse plafonnée Allocations familiales Accidents du travail	Salaire total Salaire total de 0 à 3 031€ Salaire total Salaire total	13,10% 1,60% 8,30% 5,40% Taux variable	D6451 C431 D6451 C431 D6451 C431 D6451 C431 D6451 C431
AUTRES CONTRIBUTIONS
FNAL1 (aide logement - tous employeurs)	de 0 à 3 031€	0,10%	D6332 C431
FNAL (aide logement - +20 salariés)	Salaire total	0,40%	D6332 C431
Participation formation (20 salariés et plus)	Salaire total	1,60%	Casparticulier
Contribution de solidarité pour l ’autonomie	Salaire total	0,30%	D6451 C4371
Versement de transport	Salaire total	Taux variable	D6331 C431
Participation construction (+20 salariés)	Salaire total	0,45%	Cas particulier
Taxe d’apprentissage (hors Alsace Moselle)	Salaire total	0,50%	Cas particulier
POLE EMPLOI
Pôle emploi et AGS (assurance garantie des salaires)	0 à 12 124€	4,30%	D6454 C4371
RETRAITE ET PRÉVOYANCE COMPLÉMENTAIRES
ARRCO Tr 1 (non-cadres) ARRCO Tr 2 (non-cadres) ARRCO Tr A (cadres) AGIRC Tr B (cadres) APEC (cadres) Prévoyance complémentaire	0 à 3 031€ 3 031 à 8 046€ 0 à 3 031€ 3031 à 11 092€ 3031 à 11 092€ -	4,50% 12,00% 4,50% 12,60% 0,036% Selon contrat	D6453 C4372 D6453 C4372 D6453 C4373 D6453 C4373 D6453 C4373 D6338 C437

Explications :

Ces prélèvements sont comptabilisés dans le compte 645 « Charges de sécurité sociale et de prévoyance ». Les charges sont regroupées en fonction de l ’organisme bénéficiaire. Il convient donc d’utiliser les subdivisions du compte 645 « Charges de sécurité sociale et de prévoyance » comme précisé sur le compte ci -dessus.

2.3. Cas particuliers

2.3.1. PARTICIPATION CONSTRUCTION

Elle est acquittée :

– soit par un versement au Trésor par un débit c/6314 « Cotisation pour défaut d’investissement obligatoire dans la construction » ;

– soit sous forme de dépenses libératoires concernant les logements sociaux ou la transformation de logements anciens par un débit c/6334 « Participation des employeurs à l ’effort de construction ».

Si le règlement est différé il convient d ’utiliser un compte de tiers particulier, le compte 447 « Autres impôts, taxes et versements ».

Ex. : Le 5 mars N, la cotisation d ’investissement obligatoire dans la construction est d ’un montant de 3 000,00€. La subvention accordée par l'entreprise à un organisme HLM d ’un montant de 1 300,00€ est payée par chèque bancaire

D6314 pour 1700 C447 pour 1700

D6334 pour 1300 C512 pour 1300

2.3.2. TAXE D’APPRENTISSAGE

Elle a pour but de faire participer les employeurs au financement des premières formations professionnelles. Son règlement peut être effectué :

– soit par un versement au Trésor public au débit c/6312 « Taxe d’apprentissage » ;

– soit auprès d ’organismes de formations au débit 6335 c/ « Versements libératoires ouvrant droit à l’exonération de la taxe d’apprentissage ».

Si le règlement est différé il convient d ’utiliser un compte de tiers particulier : Compte 447 « à Autres impôts taxes et versements

Ex. : Le 2 janvier N, la taxe d ’apprentissage de la société Globule s ’élève à 800,00€. Le versement est effectué par chèque bancaire pour 500,00€ à un lycée agricole. Le versement dû au Trésor est de 300,00€.

D6312 C447 pour 300

D6335 C512 pour 500

2.3.3. PARTICIPATION À LA FORMATION CONTINUE

Elle est acquittée :

– soit par un versement au Trésor par le débit c/6313 « Participation des employeurs à la formation professionnelle continue (administration des impôts) » ;

– soit sous forme de dépenses réalisées dans un but de formation continue par le débit c/6333 « Participation des employeurs à la formation professionnelle continue (autres organismes) ».

Si le règlement est différé, il convient d ’utiliser un compte de tiers particulier, le compte 447 « Autres impôts taxes et versements »

Ex. : Le 4 février N, la participation à la formation continue de l'entreprise est payée par chèque bancaire pour 1 400,00€ au centre de formation de ses apprentis. Le montant dû au Trésor est de 1 800,00€.

D6313 C447 pour 1800

D6333 C512 pour 1400

2.4. Autres cas particuliers

2.4.1. FINANCEMENT DU COMITÉ D’ENTREPRISE

Le financement du comité d’entreprise concerne les entreprises de 50 salariés et plus.

En cours d’année, l ’entreprise verse sa cotisation au comité d ’entreprise. Elle passera l’écriture suivante : Débit c/647 « Autres charges sociales », Crédit 5.

En fin d ’année, si l’entreprise n ’a pas versé l ’intégralité de la cotisation prévue, elle passe l’écriture suivante : Débit c/647 « Autres charges sociales », Crédit c/422 « Comités d’entreprise ».

2.4.2. LES TITRES RESTAURANTS

Le système des titres restaurant répond à un besoin social bien identifi é, celui de la restauration des salariés et employés pendant la journée de travail. Il repose sur la participation financière des salariés et de l’entreprise.

Lors de l’achat de titres restaurants, l’entreprise va constater dans ses écritures l’entrée des titres et une sortie de deniers au travers de l ’écriture suivante : Débit 437 « Autres organismes sociaux », Crédit 5.

Lors de la remise des titres, l ’entreprise retracera dans ses écritures au moment de la liquidation de la paie la participation de l ’employeur (Débit 647 « Autres charges sociales », Crédit 437 « Autres organismes sociaux ») et celle des salariés (Débit 421 « Personnel – Rémunération dues », Crédit 437 « Autres organismes sociaux »).

À l’issue de ces opérations, le compte 437 « Autres organismes sociaux » sera soldé.

2.4.3. LA TAXE SUR LES SALAIRES

Elle est due chaque mois par les employeurs non assujettis à la TVA ou qui l ’ont été sur moins de 10 % de leur chiffre d’affaire N - 1. Dans un premier temps, l ’entreprise va constater la taxe sur les salai res par l’écriture suivante :

Débit 6311 « Taxe sur les salaires », Crédit 447 « Autres impôts, taxes et versements assimilés ».

Lors du règlement de la taxe sur les salaires, l ’entreprise va solder le compte de tiers utilisé en contre partie d’un compte de disponibilités : Débit 447 « Autres impôts, taxes et versements assimilés », Crédit 5

3. LES RÉDUCTIONS DU NET À PAYER

Les salaires nets (salaires bruts – cotisations salariales) peuvent être amputés de sommes qui ont été avancées précédemment aux salariés ou qui sont à reverser à des tiers.

3.1. Les avances et acomptes : compte 425 « Personnel avances et acomptes »

Définitions :

– une avance est un prêt personnel consenti par l ’employeur ;

– un acompte est le paiement anticipé d’un travail qui a déjà été effectué.

La comptabilisation des avances et acomptes est réalisée à la date de leur versement.

D 425 C512 pour le montant des avances au moment du versement des avances puis au moment de la liquidation de la paie on déduit les avances en soldant le compte 425 ( D421 C425)

3.2. Les oppositions sur salaire : compte 427 « Personnel – oppositions »

Les oppositions correspondent à des retenues sur le salaire effectuées par l ’employeur en vertu d’une décision de Justice ou d ’un acte exécutoire (ATD par exemple) Elles sont retenues lors de la liquidation de la paie (et non pas à la date de notification de l ’acte ou il n'y a pas d'enregistrement comptable à faire ce jour), constatées au compte 427 « Personnel - oppositions » et versées au tiers à l’issue du délai légal.

EN RÉSUMÉ

Le traitement comptable de la paye peut être abordé par étapes :

1. Possibilité de traiter une demande d’avance sur salaire

2. Constatation du salaire brut en subdivisant éventuellement le compte 641

3. Constatation des charges salariales

3.1. Ne pas oublier de récupérer éventuellement l ’avance accordée. Ce compte sera alors soldé.

3.2. Traiter éventuellement les oppositions.

3.3. Penser à subdiviser le compte 437.

4. Constatation des charges patronales

4.1. Penser à subdiviser le compte 645.

4.2. Penser à subdiviser le compte 437.

5. Paiement des salaires, éventuellement de l ’opposition, des charges sociales et patronales en soldant les comptes de tiers utilisés

OUTGDA Mektar

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