CHARGES À PAYER ET PRODUITS À RECEVOIR

L’entreprise doit respecter le principe d’indépendance des exercices. De fait, elle doit donner une image fidèle de son patrimoine, de sa situation financière et de son résultat.

Généralement,  un exercice comptable s’exécute sur une période de 12 mois. À la clôture de l’exercice, il convient de régulariser les comptes de produits et de charges afin de respecter ce principe.

Pour cela, il est indispensable de rattacher toutes les charges et tous les produits à l’exercice qui les concerne afin de déterminer le résultat sur cette période.

Tout enregistrement  comptable  ne peut être effectué  qu’à partir  de justificatifs comptables. Évidemment, cette nécessité peut conduire à des décalages dans le temps entre la date de réalisation de l’opération  génératrice  de charges  ou de produits  et la date de réception  des pièces  justificatives permettant l’enregistrement.

Rappel : Des charges et produits peuvent être imputables à l’exercice N, mais ne sont pas encore comptabilisés au dernier jour de l’exercice.

Ex. : La facture de téléphone des mois de novembre et décembre n’a pas été reçue au 31/12/N. En comptabilité, cela s’appelle des charges à payer ou des produits à recevoir

1.       CHARGES À PAYER

1.1.      Principe

Ce sont des charges nées d’opérations réalisées pendant l’exercice dont on arrête les comptes, mais qui n’ont pu être comptabilisées  à la date de clôture de l’exercice, pour diverses raisons, la principale étant le défaut de pièce justificative (facture non reçue).<o:p></o:p>

On les analyse donc comme :<o:p></o:p>

–      des charges imputables à l’exercice qui doivent donc être enregistrées au  débit  de comptes de charges (classe 6) ;<o:p></o:p>

–      des dettes  exigibles  au cours de l’exercice  suivant qui doivent être enregistrées  au  crédit de comptes de tiers (voir comptes de régularisation énoncés dans le tableau ci-après).<o:p></o:p>

Remarque pour les opérations soumises à TVA :<o:p></o:p>

Dans le cas des charges à payer, l’achat ou la prestation de services est réalisé au 31/12/N (livraison ou service rendu). Le fait générateur de la TVA est donc intervenu mais, la pièce comptable n’étant pas reçue, le droit à déduction n’est pas réalisé. La TVA existe, mais n’est pas déductible.<o:p></o:p>

Le montant de TVA est donc enregistré dans un compte spécifique de TVA, le compte 44586<o:p></o:p>

« État, TVA sur factures non parvenues ».<o:p></o:p>

1.2.      Comptabilisation<o:p></o:p>

Les charges à payer peuvent être représentées au travers du tableau ci-dessous :<o:p></o:p>

1.3.      Enregistrement comptable<o:p></o:p>

PREMIÈRE MÉTHODE EN 3 ÉTAPES<o:p></o:p>

1re étape : Écriture de fin d’exercice<o:p></o:p>

Comme indiqué en introduction, il convient de passer une écriture comptable afin de donner une image fidèle du patrimoine de l’entreprise, de sa situation financière et de son résultat.<o:p></o:p>

Ex. : Le 24 décembre  N, un fournisseur  nous  livre  des marchandises  pour  un montant  de<o:p></o:p>

600,00€ HT (TVA 19,6 %). Le 31 décembre 2007, la facture n’est pas encore arrivée. Passez l’écriture comptable au livre journal de l’entreprise au 31 décembre 2007.<o:p></o:p>

2e étape : Écriture du 1er jour de l’exercice suivant<o:p></o:p>

Le premier jour de l’exercice est très important, car il va permettre la régularisation des comptes ayant servi à constater les charges à payer.<o:p></o:p>

Il convient de contre-passer l’écriture du 31 décembre N. Celle -ci va permettre :<o:p></o:p>

–     de solder le compte de régularisation ;<o:p></o:p>

–     de solder la charge lors du paiement sans qu’elle soit supportée par l’exercice à N + 1 ;<o:p></o:p>

–     d’éviter une double comptabilisation.<o:p></o:p>

Ex. : Le 24 décembre  N, un fournisseur  nous  livre  des marchandises  pour  un montant  de<o:p></o:p>

600,00€ HT (TVA 19,6 %). Le 31 décembre 2007, la facture n’est pas encore arrivée. Passez l’écriture comptable au livre journal de l’entreprise au 1er  janvier 2008.<o:p></o:p>

3e étape : Réception de la facture<o:p></o:p>

Lors de la réception  de la facture,  il convient  de l’enregistrer  normalement  en utilisant  un compte de TVA et, éventuellement, un compte de tiers classique.<o:p></o:p>

Ex. :       Le 24 décembre N, un fournisseur nous livre des marchandises pour un montant de<o:p></o:p>

600,00€ HT (TVA 19,6 %). Le 31 décembre 2007, la facture n’est pas encore arrivée. Réception  le  10 janvier  2008  de  la  facture  du fournisseur :  montant  800,00€ HT. Passez l’écriture comptable au livre journal de l’entreprise en date du 10 janvier 2008.<o:p></o:p>

DEUXIÈME MÉTHODE EN 2 ÉTAPES<o:p></o:p>

1re étape : Écriture de fin d’exercice<o:p></o:p>

Comme indiqué en introduction, il convient de passer une écriture comptable afin de donner une image fidèle du patrimoine de l’entreprise, de sa situation financière et de son résultat.<o:p></o:p>

Ex. :       Le 24 décembre  N, un fournisseur  nous  livre  des marchandises  pour  un montant de 600,00€ HT (TVA 19,6 %). Le 31 décembre 2007, la facture n’est pas encore arrivée. Passez l’écriture comptable au livre journal de l’entreprise au 31 décembre 2007.<o:p></o:p>

2e étape : Réception de la facture<o:p></o:p>

L’étape qui consistait à contre-passer l’écriture du  31 décembre n’a pas lieu d’être dans ce raisonnement. Une écriture comptable va être passée lors de la réception de la facture. Il conviendra alors :<o:p></o:p>

–     de solder le compte 44586 « TVA sur factures non parvenue » en le créditant ;<o:p></o:p>

–     de solder le compte 408 « Fournisseurs, factures non parvenues » en le débitant ;<o:p></o:p>

–     d’enregistrer uniquement la charge effectivement due au titre de l’exercice N + 1.

<o:p></o:p>

Ex. :       Le  24  décembre  N,  un  fournisseur  nous  livre  des  marchandises  pour  un  montant de 600,00€ HT (TVA 19,6 %). Le 31 décembre 2007, la facture n’est pas encore arrivée. Réception le 10 janvier 2008 de la facture du fournisseur : montant 800,00€ hors taxes. Passez l’écriture comptable au livre journal de l’entreprise en date du 10 janvier 2008.<o:p></o:p>

Cas particuliers des remises, rabais et ristournes à accorder :<o:p></o:p>

En fin d’exercice, il peut être prévu d’accorder une ristourne à un client sans avoir encore émis de facture d’avoir. Il convient d’utiliser les comptes suivants :<o:p></o:p>

Ex. :       En fin d’année, l’entreprise accorde une remise exceptionnelle de 1 000,00€ HT à son meilleur  client.  Au  31  décembre  2007,  l’avoir  n’est  pas  établi.  Passez  l’écriture comptable au livre journal de l’entreprise en date du 31 décembre 2007.<o:p></o:p>

dire :<o:p></o:p>

Pour les écritures suivantes, il est possible d’appliquer les 2 méthodes citées ci-dessus. C’est-à-<o:p></o:p>

–       soit, en date du 1er  janvier N + 1, contre-passer l’écriture du 31 décembre 2007 puis enregistrer l’avoir lorsqu’il sera émis (cf. remise, rabais et ristournes hors factures) ;<o:p></o:p>

–       soit ne passer qu’une seule écriture le jour de l’émission de l’avoir. Il conviendra alors de solder le compte 44587 « TVA sur factures à établir » en le créditant, et le compte 4198 « Clients créditeurs, RRR à accorder » en le débitant. Puis enregistrer éventuellement la remise, rabais et ristournes au compte  709  «RRR  accordés  sur ventes », uniquement  pour la différence  entre le montant  de l’estimation et celui figurant sur la facture d’avoir.<o:p></o:p>

Ex. :       En fin d’année, l’entreprise accorde une remise exceptionnelle de 1 000,00€ HT à son meilleur client. Au 31 décembre 2007, l’avoir n’est pas établi. Celui-ci est émis le 6 janvier pour un montant de 1 100,00€ Hors taxes. Passez l’écriture au 6 janvier 2008 attendu que l’entreprise ne contre-passe pas ses écritures au 01/01/2008.<o:p></o:p>

Cas particuliers des dettes provisionnées pour congés à payer<o:p></o:p>

En fin d’exercice, le montant brut des droits à congés payés acquis en cours d’exercice par les salarié s et non encore pris est enregistré en fin d’exercice.<o:p></o:p>

Ces droits et congés payés sont, en principe, calculés sur une période de référence qui s’étale sur 2 exercices. Il convient donc, en fin d’exercice, de comptabiliser les indemnités de congés payés acquises par chaque salarié ainsi que les charges fiscales et sociales correspondantes.<o:p></o:p>

Les comptes utilisés peuvent être résumés sur le tableau suivant :<o:p></o:p>

Ex. :       Les droits à congés payés acquis par les salariés pour la période de référence allant du<o:p></o:p>

1er juillet au 31 décembre 2007 sont estimés à 37 000,00€ pour les salaires et à 15 000,00€ pour les charges sociales correspondantes. Passez l’écriture au livre journal de l’entreprise en date du 31/12/2007.

Attention ! À l’ouverture de l’exercice suivant, ces opérations sont  systématiquement  contre- passées.<o:p></o:p>

Ex. :       Les droits à congés payés acquis par les salariés pour la période de référence allant du<o:p></o:p>

1er   juillet  au  31  décembre  2007  sont  estimés  à 37 000,00€  pour les salaires  et  à<o:p></o:p>

15 000,00€  pour  les  charges  sociales  correspondantes.  Passez  l’écriture  au  livre<o:p></o:p>

journal de l’entreprise en date du 01/01/2008.<o:p></o:p>

2.       CAS PARTICULIERS DES INTÉRÊTS COURUS NON ÉCHUS<o:p></o:p>

L’emprunt est un contrat qui consiste à se faire prêter une somme d’argent qui sera remboursée selon un plan défini. Ce plan résume d’une part la part de capital à rembourser et, d’autre part, les intérêts qui représentent la rémunération de l’établissement prêteur (une banque en général).<o:p></o:p>

Lorsqu’un emprunt est obtenu en cours d’année, le premier paiement d’intérêts interviendra seulement un an après, à la date d’échéance.<o:p></o:p>

Afin de ne pas faire supporter la charge d’intérêts sur un seul exercice (année d’échéance = N + 1) et  en  application  du  principe  de  séparation  des  exercices  comptables,  il convient  de  rattacher  à l’exercice N la part des intérêts qui la concerne.<o:p></o:p>

Ces intérêts, appelés  ICNE,  pour  « intérêts  courus  non échus », sont enregistrés au compte<o:p></o:p>

1688 « Intérêts courus ».<o:p></o:p>

Ex. :       Le  1er   avril 2007, un emprunt  de 30 000,00€ remboursable  sur 5 ans par annuités constantes  est  souscrit.  Le  taux  d’intérêt  est  de  10 %  annuel.  Passez  l’écriture comptable au livre journal de l’entreprise en date du 31/12/2007.<o:p></o:p>

Au 1er  jour de l’exercice suivant, il convient de contre-passer l’écriture du 31 décembre N.<o:p></o:p>

Ex. :       Le   1er     avril   2007,   un   emprunt   de   30 000,00€   remboursable   sur   5   ans   par remboursement en capital constant est souscrit. Le taux d’intérêt est de 10 % annuel. Passez l’écriture comptable au livre journal de l’entreprise en date du 01/01/08.<o:p></o:p>

Le jour de l’échéance, il convient alors de constater le remboursement en capital et la charge d’intérêts.<o:p></o:p>

Ex. :       Le 1er   avril 2007, un emprunt de 30 000,00€ remboursable  par prélèvement sur le compte bancaire sur 5 ans (par remboursement  en capital constant) est souscrit. Le taux d’intérêt  est de 10 % annuel. Passez l’écriture  comptable  au livre journal de l’entreprise en date du 01/04/2008.<o:p></o:p>

3.       PRODUITS À RECEVOIR<o:p></o:p>

3.1.      Principe<o:p></o:p>

Ce sont des opérations qui sont nées pendant l’exercice dont on arrête les comptes, mais qui n’ont pu être comptabilisées à la clôture, pour diverses raisons. La principale est le défaut de pièces justificatives (factures non émises).<o:p></o:p>

On les analyse donc comme :<o:p></o:p>

–     un produit imputable à l’exercice N à enregistrer au crédit d’un compte de produit (classe 7) ;<o:p></o:p>

–     une créance sur l’exercice suivant qui doit être enregistrée au débit d’un compte de tiers particulier<o:p></o:p>

(voir comptes de régularisation énoncés dans le tableau ci-après).<o:p></o:p>

Remarques pour les opérations soumises à TVA :<o:p></o:p>

1.     Dans le cas des produits à recevoir, la vente ou la prestation de service est effectuée avant le 31/12/N. Le fait générateur de la TVA est donc intervenu. La TVA est exigible .<o:p></o:p>

2.    Lors de la livraison,  le compte 44571 est utilisé en contrepartie du compte 44587 « TVA<o:p></o:p>

sur factures à établir ».<o:p></o:p>

3.2.      Comptabilisation<o:p></o:p>

3.3.      Enregistrement comptable<o:p></o:p>

PREMIÈRE MÉTHODE EN 3 ÉTAPES<o:p></o:p>

1re étape : Écriture de fin d’exercice<o:p></o:p>

Comme indiqué en introduction, il convient de passer une écriture comptable afin de donner une image fidèle du patrimoine de l’entreprise, de sa situation financière et de son résultat.<o:p></o:p>

Ex. :       Un lot de marchandises a été livré au client pour un montant de 8 000,00€ Hors taxe.<o:p></o:p>

Au  31  décembre  2007,  la  facture  n’a  pas  encore  été  établie.  Passez  l’écriture comptable au livre journal de l’entreprise en date du 31/12/2007.<o:p></o:p>

2e étape : Écriture du 1er jour de l’exercice suivant<o:p></o:p>

Le premier jour de l’exercice est très important, car il va permettre la régularisation des comptes ayant servi à constater les produits à recevoir.<o:p></o:p>

Il convient de contre-passer l’écriture du 31 décembre N. Celle -ci va permettre :<o:p></o:p>

–     de solder le compte de régularisation ;<o:p></o:p>

–     de solder le produit lors de l’encaissement sans qu’elle soit comptabilisée dans l’exercice à N + 1 ;<o:p></o:p>

–     d’éviter une double comptabilisation.<o:p></o:p>

Ex. :       Un  lot de marchandises  a été livré au client  pour  un  montant  de  8000,00€ HT.<o:p></o:p>

Au 31 décembre  2007,  la  facture  n’a  pas  encore  été  établie.  Passez  l’écriture<o:p></o:p>

comptable au livre journal de l’entreprise en date du 01/01/2008.<o:p></o:p>

3e étape : Réception de la facture<o:p></o:p>

À réception de la facture, il convient de l’enregistrer normalement.<o:p></o:p>

Ex. :       Un  lot de marchandises  a été  livré  au client  pour  un montant  de 8000,00€ HT.<o:p></o:p>

Au 31 décembre 2007, la facture n’a pas encore été établie. La facture d’un montant de 8 500,00€ HT est émise en date du 05 janvier 2008. Passez l’écriture comptable au livre journal de l’entreprise en date du 05/01/2008.<o:p></o:p>

DEUXIÈME MÉTHODE EN 2 ÉTAPES<o:p></o:p>

1re étape : Écriture de fin d’exercice<o:p></o:p>

Comme indiqué en introduction, il convient de passer une écriture comptable afin de donner une image fidèle du patrimoine de l’entreprise, de sa situation financière et de son résultat.<o:p></o:p>

Ex. :       Un lot de marchandises  a été livré  au client  pour  un montant  de  8 000,00€ HT.<o:p></o:p>

Au 31 décembre  2007,  la  facture  n’a  pas  encore  été  établie.  Passez  l’écriture comptable au livre journal de l’entreprise en date du 31/12/2007.<o:p></o:p>